Description de l'action

Partant du constat qu’environ 15% du PIB national est représenté par la commande publique, Grand Roanne Agglomération a décidé de généraliser la prise en compte du développement durable dans l’ensemble de ces marchés, tant dans les conditions d’exécution de ceux-ci que dans l’’insertion de critères de choix.

L’impulsion de la démarche est venue avec le recrutement d’un chargé de mission « développement durable » et la création d’un service « développement durable » à part entière en 2006.

Dès l’origine du projet, une collaboration étroite avec les différents services, notamment celui de la commande publique, a été nécessaire. Des réunions hebdomadaires des responsables finances, commande publique et développement durable ont été organisées et, parallèlement, un groupe de travail « commande publique durable » a été mis en place.

Une tentative de formalisation du processus de l’achat avait été tentée dès 2007 ; les acheteurs de la collectivité devant renseigner « une fiche de restitution des marchés » qui permettait d’analyser les procédures d’achat sous l’angle du développement durable.
Cette fiche, validée par le Directeur général, avait été intégrée à la procédure de marchés existante et permettait de suivre les différentes étapes du marché en cours :

• Analyse des besoins et état des lieux :
  Cette étape est devenue systématique pour chaque produit ou pour chaque prestation pour lequel la collectivité passe un marché. Le service « commande publique » appuie et vérifie cet état des lieux. Si besoin est, un groupe de travail spécifique est alors créé.
• Identification des enjeux environnementaux et sociaux :
  Cette phase est réalisée par les acheteurs de la collectivité en appui avec le service « développement durable » afin de déterminer de façon précise les enjeux liés au développement durable qui doivent être pris en compte dans le cadre du marché. Des indicateurs adaptés à l’achat sont alors définis.
• Rédaction des marchés :
  A l’issue de la rédaction des pièces du marché, la fiche est alors visée par le service « développement durable ».

Or, il s’est avéré que cette fiche n’a jamais vraiment fonctionné, les services préférant limiter la formalisation des procédures.

Aujourd’hui, la collectivité a élaboré des grilles d’analyse des politiques environnementale et sociale des fournisseurs et des entreprises répondant aux appels d’offres de la collectivité. Néanmoins, l’acheteur doit être attentif au fait que ces documents n’ont pas toujours directement de lien avec l’objet du marché et peuvent donc être contesté juridiquement.

Dans l’avenir, et afin de développer la démarche, la collectivité souhaite :

• Mettre en place un plan de formation des agents pour qu’ils acquièrent plus d’autonomie dans l’intégration du développement durable dans les marchés,
• Publier un guide interne sur la commande publique durable,
• Généraliser l’intégration des outils systématisant les achats responsables pour l’extension à d’autres produits et services à travers une démarche d’amélioration continue,
• Faciliter et formaliser l’analyse « amont des marchés » en définissant les besoins et en analysant les coûts globaux,
• Améliorer le processus d’évaluation de la démarche.

Phasage et déroulement de l'action Phase 1 : 2006

Création du service « développement durable » initiateur des démarches liées aux achats responsables en partenariat avec le service « commande publique ».

Phase 2 : 2007 – appropriation de la démarche

• Réalisation d’un état des lieux interne par le service « développement durable » sur la prise en compte des enjeux du développement durable dans les procédures d’achat,
• Formalisation d’un groupe de travail dédié aux achats responsables et composé de représentants des différents services,
• 1ère réunion du groupe de travail : lancement de l’action, sensibilisation et information des membres.

Phase 3 : 2008

• 2e réunion du groupe de travail : achats de mobiliers, vêtements, fournitures,
• 3e réunion du groupe de travail : retours d’expériences internes,
• 4e réunion du groupe de travail : réunion de bilan en présence des élus, chefs de services et agents. Le constat est fait d’une intégration inégale du développement durable dans les marchés. Un rappel est fait par les élus quant au caractère obligatoire de ces procédures,
• Réajustement des méthodes du groupe de travail. Nécessité de création d’un comité de pilotage interne (élus/direction) pour validation de la démarche,
• Intégration des préconisations liées à la commande publique dans le Plan Climat suite aux enjeux identifiés à travers les résultats du Bilan Carbone® de l’agglomération.

Phase 4 : 2009-2010

• Formalisation des démarches dans le « Plan de mandat 2008/2014 » par une fiche action dédiée « Mise en place des achats durables »,
• Travail sur la mise en place de la carte « achat » (en stand by à ce jour). Ce moyen de paiement, vise à effectuer les achats « de proximité » de faible montant par carte bancaire auprès de fournisseurs identifiés contre remise d’une facture et ainsi réduire les délais de paiement des fournisseurs, en permettant un paiement dans les 5 jours suivant l’achat,
• Elaboration d’un tableau de suivi de la prise en compte du développement durable dans les marchés (en cours),
• Projets de :
  - Travail sur la mise en place d’une guide interne de la commande publique durable
  - Mise en place de formations de prise en compte du développement durable à travers l’identification des enjeux et des leviers juridiques existants pour intégrer les aspects environnementaux (définition du besoin, spécifications techniques, choix des candidatures et des offres, clauses exécutoires) et surtout l’organisation et la méthodologie pour une mise en œuvre efficace.

Indicateurs de suivi et d'évaluation

Des fiches de définition d’indicateurs ont été réalisées par les services commande publique et développement durable : une fois la procédure d’achat terminée, il était convenu que les services renseignent le tableau pour les marchés qu’ils gèrent (achat de bureaux PESF, etc…) et le service développement durable assure la compilation de l’ensemble de ces éléments pour obtenir un tableau global de suivi.

Cette procédure de suivi demande beaucoup de temps aux agents et n’offre pas beaucoup de souplesse dans son application. C’est pourquoi, dans un souci d’efficacité, la collectivité a choisi de mettre en place une procédure de suivi moins formalisée et moins structurée. Aujourd’hui, à la fin de chaque année, un tableau global des marchés est réalisé et les agents doivent effectuer un retour sur l’application des critères de développement durable sur l’ensemble des marchés.

A titre indicatif, en 2008 :

• 5% des marchés passés en 2008 ont spécifiquement pris en compte les critères du développement durable,
• 11% des achats effectués hors marchés en 2008 ont bénéficié de critères environnementaux,
• 8% des achats effectués hors marchés en 2008 ont bénéficié de critères sociaux,
• Aucun marché intégrant des critères de développement durable n’a été infructueux.

En 2009, on peut noter les éléments suivants :

• 45% des marchés passés par la Communauté d’agglomération ont intégré, soit des clauses d’exécution prenant en compte le développement durable, soit des critères de sélection « prise en compte du développement durable » : il s’agit là d’une progression significative mais limitée par le grand nombre d’études spécifiques rendant difficle l’application de clauses ou critère en matière de prise en compte du développement durable,
• 41% des marchés passés ont intégré un critère de sélection des offres prenant en compte le développement durable,
• 30% des marchés de travaux ont intégré une clause d’insertion (il s’agit des marchés les plus importants en termes de volume financier),
• Le plus gros marché de travaux prévoyant la clause d’insertion prévoyait un critère de performance sociale,
• Aucun marché prévoyant des critères de développement durable n’a été infructueux.

Résultat : consommation d'énergie et gaz à effet de serre

Evaluation en cours

Coût

Il n’est aujourd’hui pas possible de chiffrer de façon précise les coûts engendrés par l’application de critères de développement durable dans la totalité des marchés. Malgré tout, il a été observé que l’insertion d’options ou de variantes environnementales entraîne assez souvent un surcoût immédiat.
Toutefois, ce surcoût est moindre, voire inexistant, lorsque le développement durable est pris en compte en amont dans l’objet du marché, d’où l’importance de bien analyser le besoin (par exemple quand les achats font appel à du matériel ou des matériaux recyclés ou à des équipements plus économes dans leur phase de fonctionnement, comme dans le cas des bus à motorisation performante). Il en est de même pour l’achat de fournitures administratives qui présentent un léger surcoût mais affichent également une qualité bien meilleure du produit. Le raisonnement en coût global (fonctionnement et utilisation du produit) n’est toutefois pas encore appliqué.